Datenschutzerklärung OEM Office Elearning Menu

1. Datenschutz auf einen Blick

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. OEM Office Elearning Menu verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Wir verarbeiten nur diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Bereitstellung unserer Website, die Bearbeitung Ihrer Anfragen, die Abwicklung von Bestellungen und Zahlungen, die Bereitstellung unserer E-Learning-Angebote sowie für weitere nachfolgend beschriebene Zwecke erforderlich sind.

Personenbezogene Daten werden nicht ohne Rechtsgrundlage zu Werbe- oder sonstigen kommerziellen Zwecken an Dritte verkauft.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

OEM Office Elearning Menu
Veluwezoom 5
1327 AA Almere
Niederlande

Telefon: +31 (0)36 760 1019
E-Mail: [email protected]

Ansprechpartner für Datenschutzfragen:
Graham Hulsebos

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Abhängig davon, welche unserer Dienstleistungen Sie nutzen, können wir insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

• Vor- und Nachname;
• Anschrift;
• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer;
• Unternehmen bzw. Organisation;
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen;
• Bestell- und Vertragsinformationen;
• Informationen im Zusammenhang mit E-Learning-Kursen und Schulungen;
• Inhalte von Kontaktanfragen;
• Inhalte der Kommunikation mit unserer KI-Assistentin Sanne;
• technische Daten, die beim Besuch unserer Website anfallen.

Die Verarbeitung erfolgt nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

4. Bestellungen und Vertragsabwicklung

Wenn Sie bei uns einen Kurs, ein E-Learning-Produkt, eine Prüfung, eine Schulung oder eine andere Dienstleistung bestellen, verarbeiten wir die zur Bearbeitung und Durchführung Ihrer Bestellung erforderlichen personenbezogenen Daten.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur:

• Bearbeitung Ihrer Bestellung;
• Bereitstellung der bestellten Produkte und Dienstleistungen;
• Kommunikation über Ihre Bestellung;
• Rechnungsstellung;
• Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Zahlungen

Für die Abwicklung von Online-Zahlungen nutzen wir Mollie.

Im Rahmen einer Zahlung können die hierfür erforderlichen Zahlungs- und Transaktionsdaten an Mollie übermittelt werden. Die Verarbeitung dient ausschließlich der sicheren Durchführung und Abwicklung Ihrer Zahlung.

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6. Rechnungsstellung und Buchhaltung

Für unsere Rechnungsstellung und Buchhaltung verwenden wir Exact Online.

Hierbei können insbesondere Name, Unternehmensdaten, Anschrift, Rechnungsinformationen sowie Informationen über bestellte Produkte oder Dienstleistungen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags sowie zur Erfüllung unserer gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Verpflichtungen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie über unsere Website, per E-Mail, telefonisch oder auf andere Weise Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name;
• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer;
• Unternehmen;
• Inhalt Ihrer Anfrage.

Wenn Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen kann die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung und Beantwortung von Kunden- und Interessentenanfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

8. KI-Assistentin „Sanne“

OEM Office Elearning Menu setzt die KI-gestützte digitale Assistentin „Sanne“ sowohl über den Chat auf unserer Website als auch im Rahmen telefonischer Kommunikation ein.

Sanne unterstützt Besucher und Anrufer insbesondere bei Fragen zu unseren Produkten, E-Learning-Angeboten, Schulungen und Dienstleistungen und kann bei der Bearbeitung allgemeiner Anfragen unterstützen.

Transparenz bei der Nutzung von Künstlicher Intelligenz

Sanne ist eine KI-gestützte digitale Assistentin und keine menschliche Mitarbeiterin.

Dies gilt sowohl für den Chat auf unserer Website als auch für Telefongespräche mit Sanne.

Zu Beginn der Interaktion wird darauf hingewiesen, dass die Kommunikation mit einem KI-System erfolgt.

Welche Daten verarbeitet Sanne?

Bei der Kommunikation mit Sanne können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

• Name;
• Telefonnummer;
• E-Mail-Adresse;
• Unternehmen bzw. Organisation;
• Inhalte Ihrer Fragen und Antworten;
• Informationen über Produkte, Kurse, Schulungen oder Dienstleistungen, für die Sie sich interessieren;
• weitere Informationen, die Sie Sanne freiwillig mitteilen;
• technische Daten, soweit diese für die Bereitstellung und Sicherheit des Dienstes erforderlich sind.

Bitte übermitteln Sie über Sanne keine sensiblen oder besonders schützenswerten personenbezogenen Daten, sofern dies für Ihre Anfrage nicht erforderlich ist.

Telefonische Kommunikation mit Sanne

Bei einem Telefongespräch mit Sanne wird Ihre Sprache technisch verarbeitet, damit das KI-System Ihre Anfrage verstehen und beantworten kann.

Das Telefongespräch wird von uns nicht als Audioaufnahme gespeichert.

Der Inhalt bzw. eine Zusammenfassung des Gesprächs wird in Textform verarbeitet und kann per E-Mail an autorisierte Mitarbeiter von OEM Office Elearning Menu übermittelt werden, damit Ihre Anfrage weiter bearbeitet werden kann.

Kommunikation über den Website-Chat

Wenn Sie über unsere Website mit Sanne chatten, werden die von Ihnen eingegebenen Informationen verarbeitet, damit Sanne Ihre Anfrage verstehen und beantworten kann.

Der Inhalt bzw. eine Zusammenfassung des Chatverlaufs kann anschließend per E-Mail an autorisierte Mitarbeiter von OEM Office Elearning Menu übermittelt werden.

Weiterbearbeitung Ihrer Anfrage

Die übermittelten Informationen können von unseren Mitarbeitern insbesondere dazu verwendet werden:

• Ihre Anfrage weiter zu bearbeiten;
• Sie auf Wunsch oder im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage per E-Mail oder Telefon zu kontaktieren;
• Ihnen weitere Informationen bereitzustellen;
• Sie über geeignete Produkte oder Dienstleistungen zu informieren;
• auf Ihre Anfrage ein Angebot zu erstellen.

Rechtsgrundlage

Soweit die Kommunikation mit Sanne auf Ihre Anfrage hin zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags erfolgt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage.

Soweit wir Sanne zur effizienten Bearbeitung allgemeiner Kunden- und Interessentenanfragen sowie zur Bereitstellung unseres Kundenservices einsetzen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hosting und Datenverarbeitung

Sanne wird innerhalb der Europäischen Union gehostet.

Soweit bei der Nutzung von Sanne personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung nach unseren Angaben innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

Speicherdauer von Sanne-Kommunikation

Personenbezogene Daten und Kommunikationsinhalte im KI-System werden grundsätzlich gelöscht, sobald Ihre Anfrage bearbeitet wurde, der erforderliche persönliche Kontakt per E-Mail oder Telefon hergestellt wurde und die Daten innerhalb des KI-Systems nicht mehr benötigt werden.

Die im KI-System gespeicherten Kommunikationsdaten werden spätestens 30 Tage nach der jeweiligen Kommunikation gelöscht.

Entsteht aus Ihrer Anfrage anschließend beispielsweise ein Angebot, ein Auftrag, eine Kundenbeziehung oder eine sonstige geschäftliche Kommunikation, können die hierfür erforderlichen Daten außerhalb des KI-Systems weiterverarbeitet werden.

Für diese Daten gelten anschließend die jeweils einschlägigen gesetzlichen bzw. betrieblichen Aufbewahrungsfristen.

Eine Audioaufnahme des Telefongesprächs mit Sanne wird von uns nicht gespeichert.

9. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter beziehen, verwenden wir die hierfür erforderlichen Daten zum Versand des Newsletters.

Für den Versand verwenden wir Enormmail. Dabei können insbesondere Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse verarbeitet werden.

Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink am Ende eines Newsletters vom Newsletter abmelden.

Soweit der Versand auf Ihrer Einwilligung beruht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

10. Webshop und Hosting

Unsere Webshop-Plattform basiert auf Lightspeed. Die Website verwendet eine verschlüsselte Verbindung zum Schutz der übertragenen Informationen.

Für Hosting- und E-Mail-Dienstleistungen verwenden wir unter anderem Versio.

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen der datenschutzrechtlichen Anforderungen.

11. E-Learning-Plattform

Unsere E-Learning-Plattform wird nach unseren Angaben auf Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet.

Personenbezogene Daten, die für die Bereitstellung der E-Learning-Umgebung erforderlich sind, werden nur für die Durchführung unserer E-Learning-Dienstleistungen und die damit verbundenen administrativen Prozesse verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Bereitstellung gebuchter E-Learning-Leistungen ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien.

Technisch notwendige Cookies können eingesetzt werden, soweit sie für die Funktion und Sicherheit der Website bzw. des Webshops erforderlich sind.

Soweit Cookies oder vergleichbare Technologien für Analyse-, Marketing- oder andere nicht notwendige Zwecke eingesetzt werden, erfolgt dies nur entsprechend den hierfür geltenden gesetzlichen Anforderungen und, soweit erforderlich, auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Über die auf unserer Website eingesetzte Cookie-Funktion können Sie Ihre Einstellungen verwalten.

13. Google Analytics

Wir können Google Analytics verwenden, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unsere Website sowie unsere Dienstleistungen zu verbessern.

Soweit hierfür eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist, wird Google Analytics erst nach Ihrer entsprechenden Auswahl im Cookie-Banner eingesetzt.

Weitere Informationen über die tatsächlich verwendeten Cookies, deren Speicherdauer und die beteiligten Anbieter sollten in den Cookie-Einstellungen unserer Website bereitgestellt werden.

14. Empfänger und Dienstleister

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen setzen wir verschiedene technische und administrative Dienstleister ein. Dazu können insbesondere Anbieter für:

• Webshop-Technologie;
• Hosting;
• E-Mail;
• Zahlungsabwicklung;
• Buchhaltung;
• Newsletter;
• E-Learning;
• KI-Dienstleistungen;
• Website-Analyse

gehören.

Personenbezogene Daten werden nur übermittelt, soweit dies für die jeweilige Dienstleistung erforderlich ist und eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, können bestimmte Geschäfts-, Vertrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten entsprechend länger gespeichert werden.

Für die Kommunikation innerhalb des KI-Systems Sanne gilt die oben beschriebene maximale Speicherdauer von 30 Tagen.

16. Ihre Datenschutzrechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten;
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten;
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit;
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen;
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns über die oben angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

17. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung und unberechtigte Offenlegung zu schützen.

Hierzu gehören unter anderem technische Sicherheitsmaßnahmen und verschlüsselte Datenübertragungen, soweit dies erforderlich und technisch vorgesehen ist.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Dienstleistungen, die eingesetzten Technologien oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Website veröffentlicht.

Stand: September 2026